• سيستم اتوماسيون اداری

سيستم اتوماسيون اداري به معني جامع آن، با پياده سازي مديريت گردش كار (WFMS) ، زيربناي خودكارسازي فرآيندها و گردش كارها در يك سازمان را تشكيل مي دهد. سيستم اتوماسيون اداري ام ای سعي نموده با حفظ سادگي بتواند علاوه بر مديريت جامع مكاتبات اداري، سيستم گردش كار بدون كاغذ را نيز محقق سازد.

سيستم اتوماسيون اداري ام ای مشتمل بر دو زيرسيستم به شرح زير مي باشد:

1- دبيرخانه

2- كارتابل

ويژگيهاي ممتاز :

پوشش نظام هاي مختلف مكاتبات(متمركز،نيمه متمركز و غيرمتمركز(

جستجوي پيشرفته نامه ها

چارت سازمانی

مديريت گردش كار

انعطاف در شيوه ارجاع

بايگاني محلی

• سيستم مديريت منابع انساني

سيستم مديريت منابع انساني تمامي اطلاعات و فعاليت هاي مرتبط با جذب، بكار گيري، آموزش و توسعه پرسنل سازمان اعم از مسائل رفاهي، حقوقي، مالي، آموزشي و ارتقاء، بهداشت و ايمني و بهره وري در كارايي را در بر مي گيرد.

به دليل گستردگي سيستم مديريت منابع انساني و به منظور پياده سازي دقيقتر و كارآمدتر وظايف مختلف تعريف شده براي اين سيستم، زيرسيستم هاي زير براي اين سيستم پيش بيني شده اند :

هريك از زير سيستم هاي مذكور بخشي از وظايف سيستم جامع مديريت منابع انساني را پياده سازي مي كنند. در ادامه وظايف هر يك از اين زير سيستم ها به طور اجمالي بيان شده است

تشكيلات سازماني

كارگزيني و نظام پرداخت

آموزش و ارتقاء توانايي

ارزشيابي

نيرويابي، گزينش و جذب

ايمني و بهداشت

حقوق و دستمزد

گزارشات مديريتي

• تشكيلات سازماني

سيستم تشكيلات سازماني به عنوان بخشي از سيستم جامع مديريت منابع انساني است كه جهت مديريت واحد هاي سازماني ، پستها و مشاغل سازماني استفاده مي شود و زير ساخت لازم جهت نصب سيستم هاي مجموعه نيروي انساني و كنترل دسترسي هاي سلسله مراتبي به اطلاعات را به صورت يكپارچه و توزيع شده فراهم مي آورد .

• كارگزيني

سيستم كارگزيني هسته اصلي مجموعه مديريت منابع انساني مي باشد كه مديريت اطلاعات افراد ، صدور احكام و محاسبه خودكار اقلام حكم در اين سيستم انجام مي شود . اين سيستم به صورت توزيع شده قابل نصب مي باشد و امكان تعريف كارگزيني هاي مختلف (شخصيت هاي حقوقي مجزا) توسط كاربر سيستم وجود دارد و مديريت اطلاعات اشتراكي و اختصاصي و همچنين نقل و انتقال افراد و بين شركتهاي مختلف به صورت خودكار انجام مي شود .

• آموزش

آموزش صحيح ، به روز و منطبق با نياز براي تمامي پرسنل، يكي از اركان اصلي موفقيت سازمانها مي باشد . نياز سنجي صحيح آموزشي، برنامه ريزي دقيق دوره هاي آموزشي و سنجش دقيق سطح توانايي افراد، موسسات آموزشي و اساتيد عوامل اصلي در كارايي آموزشها مي باشد.

نرم افزار حاضر با فراهم كردن امكان تعريف مهارتها و دوره ها، تشخيص دوره هاي مورد نياز فرد، كنترل و نظارت بر برگزاري دوره هاي آموزشي و ايجاد روشهاي متنوع ارزيابي مي تواند نقش موثري در افزايش كارايي آموزشها و بهبود مديريت آموزشي ايفا نمايد.

• ارزشيابي

سيستم ارزشيابي يكي از نقاط قوت هر سازمان جهت داشتن كاركناني كارآمد است. اطلاع دقيق از سوابق انضباطي و كاري كاركنان در طول دوره قرارداد تاثير بسزايي در ارزشيابي آنها دارد. نرم افزار سيستم ارزشيابي در مجموعه نرم افزار هاي يكپارچه مديريت منابع انساني در انجام بهينه اين امر نقش مهمي را ايفا مي كند و با يكپارچگي كامل با سيستم كارگزيني به استخراج اطلاعات انضباطي و سوابق كاركنان سرعت و سهولت خاصي مي بخشد.

• نيرويابي، گزينش و جذب

تامين نيروي به موقع از نياز هاي اساسي يك سازمان مي باشد.قرار گرفتن افراد در جايگاه واقعي و مورد نياز ، در نظر گرفتن سوابق كاري و تحصيلي آنها و رسيدگي به موقع به اعلام نيازهاي بخش هاي مختلف يك سازمان از نقاط اساسي سيستم نيرو يابي مي باشد. .

نرم افزار سيستم نيرويابي در مجموعه نرم افزار هاي يكپارچه مديريت منابع انساني سامان با حفظ يكپارچگي كامل با سيستم كارگزيني به اين امر سرعت ، دقت و سهولت خاصي بخشيده است.

• ايمني و بهداشت

تامين سلامت و امنيت كاركنان يك سازمان به خصوص در محيط هاي داراي مخاطره از ضروري ترين نيازهاي آن مجموعه به شمار مي آيد. تخصيص به موقع تجهيزات ايمني مورد نياز به افراد, اطلاع از وضعيت ايمني بخشهاي مختلف مجموعه, ثبت دقيق حوادث و رويدادها و اتخاذ به موقع سياستهاي مناسب براي پيش گيري از وقوع فجايع جبران ناپذير, ارزيابي ميزان آسيب رساني عوامل زيان آور جهت كاهش سطح ريسك، از عمده ترين اهداف سيستم ايمني و بهداشت مي باشد. همچنين بخش بهداشت حرفه يي وظيفه برنامه ريزي آزمايشات و كنترل هاي دوره يي و موردي مرتبط با مخاطرات محيطي تهديد كننده پرسنل و تشكيل پرونده هاي پزشكي ايشان را برعهده دارد.

سيستم ايمني و بهداشت به عنوان بخشي از مجموعه يكپارچه مديريت منابع انساني سامان با برقراري ارتباط با ساير سيستمهاي اين مجموعه نقش مهمي در كنترل وضعيت بهداشت محيط كارها براي افراد با مشاغل و سيستمهاي مختلف ايفا مي نمايد.

• سيستم حقوق و دستمزد

عمليات و محاسبات مربوط به هر سه نوع کارگزینی را پوشش مي دهد:

اطلاعات پرسنلي، اطلاعات احكام و اطلاعات پايه مشابه کارگزینی استخدام كشوري.

اسناد سازماني مرتبط با هر شخص شامل :

كسورات ثابت : كه به طور ثابت از فيش شخص كسر شده و به حساب تعيين شده واريز مي گردد. امكان ثبت دريافت و پرداختهاي موردي از آن حساب نيز وجود دارد.

وام : كه به طور ثابت تا تسويه شدن وام، از فيش شخص كسر شده و به حساب تعيين شده واريز مي گردد. امكان ثبت واريزهاي موردي آن حساب نيز وجود دارد.

وام هاي ضمانت شده : كه امكان كنترل سقف وام هاي مورد ضمانت هر شخص را فراهم مي آورد.

اسناد فرآيندهاي سازماني (به تفكيك مراحل تهيه، تاييد و تصويب) شامل :

ليست اضافه كار.

ليست حق التدريس.

ليست حق كشيك

ليست ماموريت.

ليست مزاياي موردي.

ليست مزاياي موردي گروهي.

ليست كسور موردي.

ليست كسور موردي گروهي .

فيش حقوقي شامل :

محاسبه و ابطال حقوق.

چاپ فيش هاي حقوقي.

ثبت و بروزرساني پارامترهاي حقوقي (با حفظ تاريخچه): جداول مالياتي ، نرخ بيمه عادي ، نرخ بيمه مازاد 1 ، نرخ بيمه مازاد 2 ، نرخ بيمه تامين اجتماعي (سهم كارفرما) ، نرخ بيمه تامين اجتماعي (سهم بيمه شده) ، نرخ بازنشستگي و مبلغ عيدي و پاداش.

گزارشات و ليستهاي قابل استخراج به صورت فايل.

• سيستم حسابداري مالي

سيستم حسابداري مالي به عنوان بخش مركزي يك سيستم جامع مديريت اطلاعات مالي، با ارائه يك چارچوب مرجع، كليه اطلاعات مربوط به جنبه مالي رخدادها و فرآيندهاي درون يك سازمان را در يك قالب مشترك و مقايسه پذير، سازماندهي مي نمايد. اين چارچوب اين ويژگي را دارد كه براي مديريت ارشد، امكان تجزيه و تحليل و برنامه ريزي مالي سازمان را فراهم مي آورد. از اين رو اين سيستم در عين سادگي ساختاري، بعنوان سيستم پايه، داراي نقشي اساسي در اجراي تراكنشها و عمليات روزانه و فراهم آوردن اطلاعات مديريتي مي باشد.

در طراحي اين سيستم سعي گرديده با حفظ سادگي، جامعيت حوزه تحت پوشش و ارتباطات و يكپارچگي اطلاعات در مقياسي فراگير و متناسب با نيازهاي سازمانهاي رو به توسعه، مد نظر قرار گيرد.

• سيستم خزانه داري

اطلاع از وضعيت نقدينگي، وضعيت وصولي ها، سررسيد تعهدات و ساير اطلاعات مربوط به گردش وجوه نقد سازمان، از جمله نيازهاي ضروري است كه مديران مالي و حتي مديريت ارشد سازمان، همه روزه در برنامه ريزي ها و تصميم گيري هاي خود بدان رجوع دارند. به همين دليل كنترل و نظارت بر گردش وجوه نقد نيز، اهميت و جايگاه ويژه‌اي در نظام مالي سازمانها دارد. بدون شك مديريت صحيح وجوه نقد، و تسلط كامل بر فرآيندهاي دريافت و پرداخت، يكي از شروط اصلي داشتن سازماني موفق است.

نرم‌افزار حاضر، به عنوان بخشي از سيستم يكپارچه اطلاعات مديريت سامان، مي­تواند راهكار مناسبي براي مديريت بهينه‌ي وجوه نقد و فرآيندهاي دريافت و پرداخت سازمان­ها باشد.

• سيستم انبار

بخش عمده­اي از سرمايه هر سازمان در قالب كالا با كاركردهاي مختلف اعم از مواد اوليه، محصولات، اموال و مانند آن عينيت مي­يابد. به همين جهت مديريت كالا بدلايل مختلف از جمله ارزش آن بعنوان يكي از مولفه هاي اصلي دارايي، وابستگي جريان توليد به دسترسي بموقع و به ميزان لازم و كافي به كالا، تاثير نحوه انبارش و توزيع آن در فرآيند فروش، هزينه­هاي مربوط به نگهداري كالا، تهيه داراي اهميت و حساسيت ويژه­اي در سازمانهاي توليدي و بازرگاني مي باشد.

سيستم انبار و حسابداري انبار با ثبت كامل رخدادها ، انجام كنترلهاي لازم و اجراي محاسبات مقداري و ريالي، كليه فرآيندهاي مربوط به گردش كالا و آثار مالي آنها را مديريت نموده و اطلاعات جامع اين بخش را در اختيار مديران و ساير ذينفعان قرار مي دهد.

يكي از نكات قابل توجه در مورد سيستم انبار، پيوستگي و ارتباط نزديك آن با سيستم هاي ديگر از جمله تداركات، توليد، فروش و حسابداري مالي است كه پياده سازي صحيح و كارآمد آن يكي مشخصه هاي سيستم هاي موفق اين حوزه است.

• سيستم فروش

كليه فعاليتهاي يك بنگاه اقتصادي از طريق فرآيند فروش به نتيجه نهايي مي­رسد. بنابراين عملكرد موثر در اين بخش تاثير مستقيم در پيشبرد اهداف سازماني دارد. از همين روي، براي هر سازمان تجاري ضروري است كه با بهبود فرآيندها و نحوه تعامل با مشتريان و شركاي تجاري خود در اين حوزه، كارآيي فروش و نهايتا سودآوري سازمان خود را ارتقاء بخشد. سياست گذاري، برنامه ريزي و اجراي صحيح و موثر در اين بخش مستلزم دسترسي به اطلاعات دقيق و بروز از حسابهاي مشتريان، وضعيت سفارشات، وضعيت موجودي و مانند آن مي باشد. سيستم فروش توزيع شده سامان در جهت تحقق اين اهداف طراحي شده است.

• سيستم حقوق و دستمزد

محاسبه و پرداخت حقوق و دستمزد پرسنل در سازمانهاي ما، بر اساس مجموعه پيچيده اي از قوانين، تبصره ها و استثنائات، اعم از قوانين دولتي و قوانين داخلي سازمان، صورت مي گيرد. نتيجه اين امر پيچيدگي محاسبات در اين بخش مي باشد. از طرفي مديران براي سياست گذاريها و تصميمات خود بويژه در مديريت منابع انساني سازمان، نياز به اطلاعات جامع و سازمان يافته اي از وضعيت پرداخت حقوق دارند. از اين رو وجود يك نرم افزار كارآمد در اين بخش به يك ضرورت انكارناپذير تبديل شده است. سيستم حقوق و دستمزد از اين مجموعه، با يكپارچگي كامل با سيستمهاي مديريت منابع انساني، خزانه داري و حسابداري مالي، ابزاري كارآمد براي پاسخ به اين نياز مي باشد.